Jak rozliczyć internet w ramach kosztów działalności?

Rozliczenie wydatków na internet w kosztach działalności gospodarczej lub skorzystanie z ulgi na internet w zeznaniu PIT pozwala zoptymalizować wysokość podatku, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów dokumentacyjnych i limitów. Zasadniczo, internet może być uwzględniony wyłącznie w jednej z tych form. Poniżej wyjaśniamy, jak prawidłowo rozliczyć internet w działalności, jakie dokumenty są wymagane i na czym polegają ograniczenia podatkowe.

Podstawowe zasady rozliczania internetu w działalności

Rozliczenie internetu w kosztach działalności gospodarczej polega na zaliczeniu faktycznie poniesionych wydatków – na podstawie imiennej faktury oraz dowodu zapłaty – do kosztów uzyskania przychodu, jeśli internet jest używany w prowadzeniu firmy [6]. Natomiast ulga na internet w PIT przysługuje wyłącznie wtedy, gdy te same wydatki nie zostały już zaliczone do kosztów firmy lub nie pokrył ich pracodawca [4] [2].

Kluczowa jest świadomość, że nie można jednocześnie odliczyć tych samych wydatków na internet jako kosztów działalności i w ramach ulgi podatkowej [9] [5]. Każdy podatnik musi wybrać jedno rozwiązanie dotycząc konkretnych faktur i wydatków.

Limity i warunki związane z ulgą na internet

Podstawowy limit ulgi na internet wynosi 760 zł rocznie na osobę – małżonkowie mogą skorzystać z podwójnego limitu, jeżeli każdy z nich udokumentuje swoje wydatki osobnymi fakturami [4] [3]. Ulga przysługuje jedynie na podstawie faktur zawierających wyłącznie koszt dostępu do internetu, bez innych usług

Odliczenie dotyczy wyłącznie wydatków udokumentowanych imienną fakturą i dowodem zapłaty [2] [9]. Faktura powinna jasno definiować, jaka część kosztu dotyczy samego internetu, co jest istotne przy usługach łączonych (internet z telewizją, telefonią lub zakup sprzętu), ponieważ tylko koszt internetu podlega odliczeniu [5] [3].

Proces rozliczenia – krok po kroku

Decyzja o sposobie rozliczenia internetu wymaga określenia, czy wydatek traktowany jest jako firmowy, czy prywatny:

• Jeżeli przedsiębiorca zawiera umowę i opłaca rachunki za internet w ramach firmy (faktura na firmę, płatność z konta firmowego), wydatek można ująć w podatkowych kosztach uzyskania przychodu – na tej podstawie nie przysługuje ulga na internet w PIT [6] [5].
• Gdy internet opłacany jest wyłącznie prywatnie i nie jest księgowany w kosztach działalności, wydatki można wpisać w PIT jako ulgę na internet, do limitu 760 zł rocznie, po spełnieniu wymogów dokumentacyjnych [2] [9].
• W sytuacji użycia mieszanego (prywatnie i służbowo) stosuje się rozliczenie proporcjonalne: odpowiednią część kosztu ujmuje się w kosztach firmy, a pozostałej nie wolno odliczać podwójnie – należy zachować precyzyjną dokumentację umożliwiającą wyodrębnienie kosztów [6] [5].

Niedozwolone jest podwójne odliczenie tego samego wydatku – jeśli jeden wydatek pojawi się w KPiR lub w ryczałcie, nie może być wykazany w ramach ulgi PIT [3] [9].

Wymagane dokumenty i zakres odliczenia

Podstawą rozliczenia kosztów internetu są imienne faktury wystawione na przedsiębiorcę lub podatnika oraz dowód zapłaty (np. potwierdzenie przelewu) [2] [5]. W sytuacji, gdy usługa obejmuje kilka pozycji (np. także telewizję lub telefon), faktura musi wskazywać kwotę za sam internet. Dla uznania wydatku za koszt firmowy wydatek ten musi być powiązany z działalnością gospodarczą [6].

Nie można odliczyć kosztów aktywacji, instalacji, zakupu sprzętu (modemu, routera), ani opłat za inne usługi niepowiązane bezpośrednio z internetem – nawet jeśli są zawarte na tej samej fakturze [5] [3].

Mechanizmy księgowe i podatkowe

Zaliczając internet do kosztów podatkowych działalności, księguje się wydatek zgodnie z typową ewidencją, wykazując go w KPiR zgodnie z datą faktury i dokonania płatności, z zachowaniem dowodów dla urzędu skarbowego [6]. Każdy koszt musi mieć uzasadnienie służbowe.

W ulgi na internet w PIT wydatki oddzielnie wpisuje się w odpowiedniej rubryce załącznika PIT/O, załączając do zeznania kopie faktur i potwierdzeń zapłaty, zgodnie z wytycznymi organów podatkowych [2] [5].

Najczęstsze błędy i ryzyka podatkowe

Podstawowym ryzykiem jest zastosowanie podwójnego odliczenia tego samego wydatku lub nieodpowiednie rozdzielenie kosztu usługi – jeśli faktura nie rozróżnia internetu od innych usług niekwalifikujących się do odliczenia, urząd skarbowy może zakwestionować prawo do ulgi lub kosztu [5] [2].

Ulgi nie stosuje się, gdy pracodawca pokrywa koszt internetu (np. wypłacając ekwiwalent za pracę zdalną) – taki wydatek nie jest wydatkiem poniesionym przez podatnika, nie daje więc prawa do odliczenia [5] [4].

Podsumowanie kluczowych zasad

Rozliczenie internetu w kosztach firmy lub jako ulga PIT wymaga decyzji o formie rozliczenia, bo nie wolno korzystać równolegle z obu preferencji dla tych samych faktur [9] [4]. W każdym przypadku warunkiem jest posiadanie imiennej faktury i dowodu zapłaty, przy rozliczeniu ulgi – suma odliczenia nie przekroczy 760 zł rocznie na osobę [4] [3]. Istotne jest także, by wydatek dotyczył wyłącznie kosztów internetu – inne usługi nie dają prawa do ulgi ani nie stanowią kosztu podatkowego firmy, jeśli nie są bezpośrednio związane z działalnością [5] [3].

Źródła:

• [1] https://www.szlachetnapaczka.pl/jedenprocent/artykuly/ulga-na-internet-na-czym-polega-ulga-internetowa/
• [2] https://pomagam.pl/blog/ulga-na-internet-2025-jak-odliczyc-od-podatku-pit-komu-przysluguje-i-jak-skorzystac
• [3] https://www.e-pity.pl/ulgi-odliczenia/ulga-na-internet/
• [4] https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/pit/pit/ulgi-odliczenia/6872547,ulga-na-internet-2025-komu-przysluguje-ulga-na-internet-2025-ile-mozna-odliczyc-za-internet.html
• [5] https://www.pit.pl/ulga-internet/
• [6] https://www.podatnik.info/publikacje/ulga-na-internet-2024-2025-ulga-na-telefon,602995
• [9] https://www.podatki.gov.pl/pit/ulgi-odliczenia-i-zwolnienia/ulga-na-internet/