Ile lat przechowywać dokumenty skarbowe i kiedy można je bezpiecznie wyrzucić?

Okresy przechowywania dokumentów skarbowych są kluczowe zarówno dla osób prywatnych, jak i przedsiębiorców. Podstawowa zasada mówi, że dokumenty skarbowe należy przechowywać przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, co w praktyce oznacza okres około 6 lat. Przechowywanie dokumentów jest niezbędne z uwagi na możliwość kontroli podatkowej i wynikające z przepisów przedawnienie zobowiązania podatkowego^[1][2][3][6].

Jak długo przechowywać dokumenty skarbowe?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumenty podatkowe, takie jak deklaracje PIT, faktury, rachunki związane z ulgami czy potwierdzenia przelewów, należy archiwizować przez 5 lat od końca roku rozliczeniowego, w którym upłynął termin płatności podatku^{[1][2][3][5][6]}. W praktyce przekłada się to na około 6 lat licząc od wystawienia dokumentu, ponieważ okres zaczyna się wraz z końcem roku podatkowego^[1][4].

Dokumentacja ZUS podlega innym zasadom: dokumenty złożone po 1 stycznia 2012 roku przechowuje się 5 lat od daty ich złożenia; dokumenty przed 2012 rokiem muszą być archiwizowane przez 10 lat^[1][2][3]. Najdłużej należy przechowywać listy płac – przez 50 lat, gdyż mogą one wpływać na wyliczenie emerytury lub renty^[1][3][5].

Wyjątek stanowią rozliczane straty podatkowe. Ze względu na możliwość ich odliczania przez 5 kolejnych lat, dokumenty je potwierdzające mogą być wymagane nawet przez 11 lat^[3][4][5].

Kiedy można bezpiecznie wyrzucić dokumenty skarbowe?

Dokumenty skarbowe można wyrzucić po upływie okresu 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku^[2][5]. Przykładowo, dokumenty z rozliczenia podatkowego za 2019 rok powinny być przechowywane do końca 2025 roku i można je bezpiecznie zniszczyć po 1 stycznia 2026 roku^[1][2].

W przypadku sprawozdań finansowych, okres archiwizacji wynosi od 5 do 10 lat: 10 lat od końca roku obrotowego dla pełnych sprawozdań finansowych, a często do 2030 roku dla dokumentacji za 2023 rok, gdy zatwierdzanie następuje w kolejnym roku^[1][4].

W związku z rosnącą digitalizacją, coraz więcej dokumentów funkcjonuje w wersji elektronicznej. Jednak nawet archiwizacja cyfrowa nie skraca ustawowego czasu przechowywania. W dalszym ciągu należy udostępnić dokumenty na żądanie organów kontrolnych i zachować możliwość ich szybkiej prezentacji^[1][2][5][7].

Najważniejsze typy dokumentów i powiązane terminy

PIT-y, faktury, deklaracje ZUS, potwierdzenia przelewów, listy płac, rachunki związane z ulgami oraz sprawozdania finansowe – każdy z tych dokumentów ma przypisany indywidualny okres archiwizacji, wynikający z przepisów prawa podatkowego i ustawy o rachunkowości^{[1][2][3][4][5]}.

Wszystkie te dokumenty muszą być przechowywane co najmniej przez czas określony w przepisach, jednak niektóre wymagają dłuższego archiwizowania w przypadku rozliczenia strat lub dokumentowania podstawy wymiaru świadczeń emerytalnych i rentowych – czasem nawet przez kilkadziesiąt lat^[1][3][5].

Warto pamiętać że co roku zmienia się zakres dokumentów, które można już wyrzucić. W 2025 roku będą to przede wszystkim dokumenty podatkowe za 2019 rok oraz dokumentacja ZUS z analogicznego okresu, jeśli nie istnieje żaden powód do wydłużenia przechowywania^[1][2][3].

Digitalizacja i archiwizacja elektroniczna dokumentów skarbowych

Coraz większa część procesów archiwizacyjnych przenosi się do środowiska cyfrowego. Systemy takie jak Moje Centrum Podatnika udostępniają cyfrowe potwierdzenia (UPO), jednak nie oznacza to wcześniejszego niszczenia dokumentów papierowych^[1][2][5][7]. Każdy dokument – niezależnie od formy – podlega tym samym terminom przechowywania i musi być dostępny na wypadek kontroli.

Archiwizacja elektroniczna ułatwia zarządzanie dokumentacją oraz pozwala szybko odnaleźć wymagane dokumenty w trakcie ewentualnej kontroli, lecz nie zwalnia podatnika ani przedsiębiorcy z obowiązku przechowywania ich przez ustawowe okresy^[5][7].

Podsumowanie – ile lat przechowywać i kiedy wyrzucić dokumenty skarbowe?

Okres przechowywania dokumentów skarbowych uzależniony jest od ich rodzaju i wynosi zazwyczaj 5 lat od końca roku podatkowego, co oznacza możliwość wyrzucenia większości dokumentów papierowych lub elektronicznych po około 6 latach. Różne typy dokumentów, zwłaszcza związane z rozliczaniem strat podatkowych czy uprawnieniami emerytalnymi, mogą wymagać znacznie dłuższego przechowywania. Obowiązujące przepisy nakładają na podatników obowiązek zapewnienia dostępu do archiwizowanych dokumentów w razie potrzeby i nie przewidują skrócenia terminów z uwagi na ich cyfrową archiwizację^{[1][2][3][4][5][6][7]}.

Źródła:

1. https://vksiegowosc.com/blog/ktore-dokumenty-firmowe-mozna-wyrzucic-w-2025-roku
2. https://www.fakturaxl.pl/ile-lat-przechowywac-dokumenty
3. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-przechowywanie-dokumentow-firmowych
4. https://www.mddp-outsourcing.pl/jakie-obowiazuja-zasady-i-terminy-archiwizacji-dokumentacji-ksiegowej-oraz-sprawozdan-finansowych-w-2025-roku/
5. https://www.podatnik.info/publikacje/jak-dlugo-trzeba-przechowywac-dokumenty-podatkowe,1215fd
6. http://www.poradypodatkowe.pl/artykul,751,21800,okres-przechowywania-ksiag-podatkowych.html
7. https://www.ironmountain.com/pl-pl/services/secure-shredding/what-to-shred