Jak rozliczyć najem mieszkania PIT 28 bez błędów?

Jak rozliczyć najem mieszkania PIT 28 bez błędów?

Od 2023 roku najem prywatny mieszkań rozlicza się wyłącznie na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, składając zeznanie PIT-28 do 30 kwietnia następnego roku. Kluczowe znaczenie mają tu właściwie wykazany przychód, prawidłowe naliczanie zaliczek oraz stosowanie obowiązujących stawek podatkowych: 8,5% do 100 000 zł i 12,5% powyżej tej kwoty rocznych przychodów[1][4][6].

Czym jest najem prywatny i jak go rozliczyć na PIT-28?

Począwszy od 2023 roku każda osoba uzyskująca przychód z najmu prywatnego, czyli nieprowadząca w tym zakresie działalności gospodarczej, zobowiązana jest rozliczać się za pomocą ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych — niezależnie od wcześniejszego sposobu opodatkowania[4]. Zanikła możliwość rozliczania kosztów, a podstawą wyliczenia podatku jest wyłącznie przychód, nie dochód[2][3].

Opodatkowanie następuje w zeznaniu PIT-28, a zgłoszenie tego sposobu rozliczania nie wymaga dodatkowych formalności — wystarczy dokonanie pierwszego wpisu z najmu na tym formularzu[3].

Stawki ryczałtu i progi podatkowe dla najmu

Stawka podatku zależy od wysokości rocznego przychodu z najmu. Do 100 000 zł rocznie obowiązuje stawka 8,5%, a dla przychodu powyżej tego progu zastosować należy stawkę podwyższoną 12,5%. Limity mają kluczowe znaczenie dla osób osiągających wyższe przychody oraz dla małżonków rozliczających się wspólnie — w tych sytuacjach limit może być podwojony do 200 000 zł[1][3][6].

Przychody nie sumują się z uzyskanymi w działalności gospodarczej — każda forma opodatkowania analizowana jest osobno na potrzeby ryczałtowych progów podatkowych[7].

Przychód jako podstawa opodatkowania — co należy wykazać?

Przychodem z najmu jest pełna suma otrzymanych płatności od najemców, która wpłynęła do wynajmującego — zarówno regularny czynsz, jak i zaliczkowe opłaty za media, jeśli przekazywane są właścicielowi, podlegają wykazaniu w PIT-28[3]. Niedopuszczalne jest pomniejszanie go o koszty remontów, odsetki kredytowe czy amortyzację[2].

Prowadzenie ewidencji przychodów dokumentujących każdą wpłatę jest obowiązkowe — zestawienie to należy przechowywać przez 5 lat od końca roku, w którym złożono deklarację PIT-28[2][3][6].

Składanie PIT-28 i terminy rozliczeń

Zeznanie PIT-28 należy złożyć w urzędzie skarbowym najpóźniej do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym, w którym uzyskane były przychody z najmu[4][2][9]. Zaliczki na poczet podatku wpłaca się w formie miesięcznej lub kwartalnej, zgodnie z regułami ryczałtu — najpóźniej do 20. dnia kolejnego miesiąca albo kwartału, a za grudzień lub ostatni kwartał do 20 stycznia następnego roku[4].

Obowiązek złożenia deklaracji mają osoby, które uzyskały przychód z prywatnego najmu choćby przez jeden miesiąc w roku[4].

Kluczowe zasady poprawnego rozliczania i dokumentacja

Podstawą poprawnego rozliczenia jest prowadzenie rzetelnej ewidencji przychodów oraz przechowywanie dowodów potwierdzających opłacenie podatku i zaliczek przez co najmniej 5 lat[2][3]. Dla osób rozliczających najem wspólnie z małżonkiem istotne są oświadczenia dotyczące sposobu przypisywania przychodu i zachowania właściwych limitów podatkowych (100 000 zł lub 200 000 zł)[3].

Warto pamiętać, że większość platform udostępnia możliwość przygotowania PIT-28 online, co ogranicza ryzyko błędów rachunkowych[1][8]. Popularne są rozwiązania e-PIT, które automatycznie wypełniają część wymaganych pozycji i naliczają zaliczki zgodnie ze wskazanym harmonogramem[8].

Błędy i najczęstsze nieprawidłowości przy rozliczaniu najmu w PIT-28

Najpoważniejsze błędy to:

• nieuwzględnienie całości przychodów otrzymanych od najemców, w tym należności za media i opłaty eksploatacyjne[3]
• próba odliczania kosztów (np. remontów, odsetek kredytowych), co jest niedopuszczalne przy ryczałcie[2]
• wykazanie dochodu zamiast przychodu[6]
• nieterminowe opłacenie zaliczek lub złożenie deklaracji po terminie (po 30 kwietnia)[4]
• nieprzechowywanie dokumentów przez określony przepisami czas[2][6]

Wszelkie rozliczenia należy prowadzić na podstawie rzeczywistych wpływów na konto lub gotówkowych, stosując aktualne stawki podatkowe przewidziane ustawowo na dany rok podatkowy[1][9].

Najem krótkoterminowy i okazjonalny — niuanse podatkowe

Również najem krótkoterminowy (np. Airbnb) i najem okazjonalny podlegają tym samym zasadom ryczałtu w rozliczeniach PIT-28, choć wymagają niekiedy dodatkowych formalności administracyjnych, zwłaszcza w zakresie udokumentowania przychodu i zgłoszenia umów[10]. Osoby prowadzące najem na większą skalę mogą być zobowiązane do wykazania, że nie prowadzą działalności gospodarczej — ma to wpływ na interpretacje podatkowe[10][3].

Najważniejsze wskazówki na koniec

Aby uniknąć błędów przy rozliczeniu najmu w PIT-28:

• wszystkie wpływy z najmu wykazuj jako przychód
• stosuj obowiązujące stawki (8,5% do 100 000 zł, 12,5% powyżej progu) i aktualne limity[1][6]
• pilnuj terminów wpłat zaliczek oraz złożenia PIT-28 do 30 kwietnia[4]
• nie odliczaj kosztów — ryczałt rozliczasz wyłącznie od przychodu[2]
• przechowuj ewidencję, potwierdzenia wpłat i umowy co najmniej 5 lat[2][3][6]
• w razie wątpliwości korzystaj z nowoczesnych narzędzi elektronicznych i systemów e-PIT[1][8]

Zawsze sprawdź aktualne stawki i przepisy na stronie Ministerstwa Finansów przed ostatecznym złożeniem deklaracji[9][1].

---

Źródła:

1. https://www.ubezpieczeniemieszkania.pl/blog/podatek-od-wynajmu-mieszkania-w-2025-roku-jak-rozliczyc
2. https://www.szlachetnapaczka.pl/jedenprocent/artykuly/dochod-z-wynajmu-mieszkania/
3. https://www.e-pity.pl/pit-za-wynajem/
4. https://www.dobregonajmu.pl/strefa-wiedzy/pit-za-wynajem-mieszkania-do-kiedy-zaplacic/
5. https://www.pitax.pl/rozliczenie-pit-28/
6. https://wypelnij-pit.pl/pit-za-wynajem-mieszkania-jak-rozliczyc-krok-po-kroku
7. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-opodatkowanie-najmu-prywatnego
8. https://www.pit.pl/pit-28/
9. https://www.gov.pl/web/finanse/pit-28
10. https://www.podatnik.info/publikacje/podatek-od-najmu-okazjonalnego-i-krotkoterminowego-wszystko-co-musisz-wiedziec-w-2025-2026-roku