Jak rozliczyć paliwo w picie przy używaniu samochodu prywatnego?

Jak rozliczyć paliwo w picie przy używaniu samochodu prywatnego?

Rozliczanie paliwa w Picie przy korzystaniu z samochodu prywatnego w działalności gospodarczej polega na możliwości wliczenia określonej części wydatków paliwowych i kosztów eksploatacyjnych do kosztów uzyskania przychodu oraz odliczeniu części podatku VAT. Kluczowe są tu zasady dotyczące limitów, formalności i typów użytkowania auta. W niniejszym artykule znajdziesz wyczerpujące informacje na temat tego, jak dokładnie postępować krok po kroku, by prawidłowo rozliczyć paliwo w Picie w 2026 roku i kolejnych latach.

Warunki rozliczenia paliwa dla samochodu prywatnego w firmie

Możliwość rozliczania paliwa i kosztów eksploatacyjnych prywatnego samochodu osobowego w działalności gospodarczej przewiduje limit w postaci 20% wydatków brutto, które można ująć jako koszty uzyskania przychodu. Nie jest wymagana ewidencja przebiegu pojazdu, a samochód nie musi być wpisany do ewidencji środków trwałych firmy. W przypadku użytkowania mieszanego, czyli służbowo-prywatnego, przedsiębiorca może odliczyć 50% podatku VAT od paliwa i kosztów eksploatacyjnych bez konieczności składania dodatkowych deklaracji oraz bez prowadzenia dodatkowej dokumentacji.

Odliczenie 20% wydatków brutto obejmuje nie tylko samo paliwo, ale również serwis, części zamienne, opłaty parkingowe czy autostradowe, o ile są związane z wykonywaną działalnością gospodarczą. Każdy wydatek powinien być potwierdzony fakturą wystawioną na dane firmy. Wydatki wpisuje się do Księgi Przychodów i Rozchodów.

Odliczenia VAT i limity kosztów w praktyce

Użytkowanie pojazdu w sposób mieszany pozwala na automatyczne odliczenie 50% VAT od paliwa oraz pozostałych kosztów eksploatacyjnych, bez potrzeby składania zgłoszenia VAT-26 ani prowadzenia ewidencji przebiegu. Samochód wykorzystywany wyłącznie w celach firmowych pozwala na odliczenie 100% VAT i pełnych kosztów eksploatacyjnych, ale wymaga spełnienia warunków formalnych takich jak zgłoszenie VAT-26 do urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca po pierwszym wydatku oraz prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Dodatkowo konieczny jest regulamin użytkowania pojazdu, który precyzuje wyłącznie firmowy charakter jazd.

W 2026 roku limity dla kosztów pozostają bez zmian: dla samochodów spalinowych i klasycznych hybryd wynoszą 100 000 zł, dla hybryd plug-in limit to 150 000 zł a dla pojazdów elektrycznych 225 000 zł. W przypadku prywatnego użycia pojazdu obowiązuje zasada, że tylko 20% kosztów brutto paliwa i eksploatacji można odliczyć w Picie jako koszt uzyskania przychodu, co nie zmienia się pomimo wprowadzanych zmian w limitach amortyzacyjnych.

Obowiązki dokumentacyjne i formalne

Przy rozliczeniu paliwa dla samochodu prywatnego w działalności gospodarczej największe znaczenie ma właściwe udokumentowanie wydatków. Każdy poniesiony koszt — zarówno paliwo, jak i inne wydatki eksploatacyjne — należy udokumentować fakturą wystawioną na firmę. Zachowywanie paragonów nie jest wystarczające. Przedsiębiorca wpisuje odpowiednie wartości do KPiR, uwzględniając limit 20%.

W przypadku aut ujętych wyłącznie do użytkowania firmowego konieczna jest szczegółowa ewidencja przebiegu pojazdu zwana kilometrówką. Ewidencja obejmuje numer rejestracyjny auta, dane kierowcy, trasy wyjazdów, cele podróży oraz ilość przejechanych kilometrów. Brak kilometrówki uniemożliwia pełne odliczenie kosztów i VAT-u.

Stosowanie kart paliwowych może znacznie ułatwić dokumentację wydatków na paliwo i inne koszty eksploatacyjne — faktury zbiorcze upraszczają weryfikację oraz rozliczenie podatkowe.

Modele użytkowania i wpływ na rozliczenia w Picie

Sposób wykorzystania samochodu wpływa bezpośrednio na sposób rozliczeń. Przy prywatnych samochodach najczęściej mówimy o użytkowaniu mieszanym. W tym przypadku przedsiębiorca automatycznie rozlicza 20% wszystkich wydatków brutto związanych z paliwem oraz odlicza 50% podatku VAT.

Wyłączne wykorzystanie pojazdu na potrzeby firmy daje możliwość pełnego odliczenia kosztów i podatku VAT, ale procedura jest znacznie bardziej wymagająca formalnie — konieczne jest zgłoszenie VAT-26, prowadzenie uregulowanej kilometrówki i spełnienie wymogów formalnych wynikających z przepisów podatkowych.

Bez zgłoszenia VAT-26 i ewidencji przebiegu pojazdu odliczysz tylko 50% VAT i 20% kosztów brutto do kosztów uzyskania przychodu — nawet jeśli rzeczywiście wykorzystujesz pojazd tylko firmowo.

Krok po kroku: jak rozliczyć paliwo w Picie przy samochodzie prywatnym

1. Określ model użytkowania pojazdu — czy auto jest wykorzystywane wyłącznie firmowo czy w sposób mieszany (najczęściej wybierany wariant).

2. Przy użytkowaniu mieszanym odliczasz 20% wydatków brutto na paliwo i inne koszty eksploatacyjne w koszty uzyskania przychodu oraz połowę podatku VAT, bez konieczności prowadzenia kilometrówki czy zgłaszania VAT-26.

3. Zbieraj faktury imienne na firmę za każde tankowanie i wydatki eksploatacyjne — dokumentacja musi być kompletna i czytelna.

4. Wprowadzaj odpowiednie wartości do Księgi Przychodów i Rozchodów, uwzględniając 20% limit (wpisujesz 20% wartości brutto z każdej faktury), oraz rozliczaj VAT zgodnie z limitem 50%.

5. Jeśli chcesz rozliczyć 100% wydatków i całego VAT-u, musisz zgłosić pojazd na formularzu VAT-26 w ustawowym terminie oraz prowadzić dokładną kilometrówkę oraz przygotować regulamin użytkowania auta wyłącznie do celów firmowych.

Istotne zależności i ograniczenia

W sytuacji wykorzystywania samochodu prywatnego, który nie stanowi majątku firmy, nie jest wymagana ewidencja środków trwałych, jednak faktury muszą być powiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dla pojazdów drogich (wartość powyżej 150 tys. zł) obowiązują limity w rozliczeniu kosztów — w większości przypadków przedsiębiorca rozliczy jedynie 20% wydatków brutto oraz 50% VAT w przypadku użytku mieszanego.

Brak spełnienia wymogów związanych z VAT-26 oraz ewidencją przebiegu pojazdu dyskwalifikuje z możliwości odliczenia pełnych kwot podatku VAT oraz 100% wydatków jako kosztów uzyskania przychodu. Niezależnie od wartości faktur, limity w zakresie kosztów auta zgodnie z typem napędu nie zmieniają ogólnych zasad rozliczenia paliwa w Picie.

Podsumowanie najważniejszych zasad

Podatnik korzystający z prywatnego samochodu w działalności gospodarczej może rozliczyć w Picie 20% wydatków brutto na paliwo i eksploatację oraz odliczyć 50% VAT — bez prowadzenia kilometrówki i bez formalnego zgłaszania pojazdu do ewidencji środków trwałych. Wydatki dokumentuje się imiennymi fakturami i wpisuje do KPiR, a rozliczone kwoty muszą być związane wyłącznie z działalnością gospodarczą. Uzyskanie większego odliczenia wymaga spełnienia dodatkowych warunków jak zgłoszenie VAT-26 i ewidencja przebiegu. Nawet zmiany limitów amortyzacyjnych od 2026 roku nie wpływają na główne zasady rozliczania paliwa dla prywatnych samochodów używanych w ramach działalności gospodarczej.